APROPOS
Логин: Регистрация

Пароль: (Забыли пароль?)



Как успеть все?
Обзор эффективных программ по планированию


Сколько раз мы начинали новую жизнь «с понедельника»? Сколько раз обещали себе похудеть, приобрести хорошие привычки, стать организованнее, перестать лениться, откладывать важные дела на завтра, начать уделять больше времени семье и все успевать. Мы ежедневно тонем в море проектов, дел и обязательств, разбавленных собственными желаниями.

Основ же в продуктивном времяпользовании несколько: необходимо определить цели, четко знать, куда уходит время, использовать его максимально эффективно (делать больше за меньший промежуток времени), освободить голову от необходимости помнить все, но при этом ничего не забывать и выработать хорошие привычки. Фантастика? А между тем, уже давно существуют почти волшебные помощники - различные методики и программы, о которых мы сейчас и расскажем.

Кстати…

Доступный нам капитал времени, оставшийся до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
 

1. Определить самые важные цели

Поможет система keep focus (оставайтесь в фокусе).

Суть: вы выбираете пять (больше не рекомендуется) действительно важных для вас проектов, которые вы хотите закончить в срок или которыми надо заниматься регулярно, чтобы достичь цели – написать презентацию, подтянуть язык до уровня Intermediate, довязать наконец уже эту кофту, прочитать нужную книгу и т.п. Т.е. относительно длительные проекты, в которых важна регулярность.

Важно также представлять, каких результатов вы хотите достичь через небольшой промежуток времени: месяц или пару недель. Свой прогресс вы отслеживаете в форме специальной таблицы, в которой закрашиваете графы, если в этот день уделили какому-то проекту вами установленной время. Пусть ежедневно это будет небольщой объем, но чем регулярнее вы будете этим заниматься, тем существенее будет результат в конце месяца. Такое наглядное «соревнование с самим собой» очень стимулирует: вы видите, сколько вы сделали, какие области «провисают», сколько осталось до конца срока или проекта.

В электронном варианте календарик-пинарик можно заполнять на сайте
http://worktrek.com

Скачать бумажную версию можно по адресу:
http://www.diyplanner.com/files/refocus.pdf

НАВЫКИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА


Как съесть слона?

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее - в терминологии тайм-менеджмента такие называют «слонами»- тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Например, изучение иностранного языка или улучшение своей физической формы. Главная проблема при работе со «слонами»- наша склонность к глобализации. Единственный способ побороть эту страсть и все-таки «съесть слона» - разрезать его на маленькие «бифштексы» и каждый день съедать по одному, при этом создать дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное поедание этих «бифштексов».

Вы не любите лягушек?

Бывают и такие дела, которые требуют, может быть, совсем немного времени, но нам неприятны. Позвонить сложному клиенту, попросить босса о повышении зарплаты, напомнить коллеге о долге. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Решение таких вопросов часто подолгу откладывается и может перерасти в большой ком. Попробуйте каждое утро «съедать» одну «лягушку» и вы сможете сэкономить кучу времени и избежать лишних проблем.

Метод швейцарского сыра

Потратить меньше времени и сил на раскачку в решении сложной задачи поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять работу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые и приятные.

 

 2. Учитывать время

Как часто бывает так, что вы запланировали на день пять дел, но успели сделать только три из них, хотя вроде бы работали не покладая рук целый день. Основных причин, зависящих от вас, две: вы неверно оценили, сколько времени может занять каждое дело, и вы не знаете, сколько в действительности ушло времени на «маленькие и незаметные» перерывчики. Самое верное и простое средство для борьбы с этими проблемами – хронометраж. Особенно он хорош для периодически повторяющихся действий: сколько времени у вас занимает мытье полов, чтение одной страницы, составление одного типового документа? Не приблизительно, а точно! Поставьте таймер и проверьте. После недели хронометража и фиксирования времени, вы будете удивлены тем, сколько времени вы «нашли».

Электронные таймеры можно найти на сайтах:
http://www.onlinetimer.ru
http://e.ggtimer.com
http://stopwat.ch


3. Стать продуктивнее

Когда с помощью хронометража вы узнали, через какой временной промежуток вы начинаете уставать и отвлекаться от основного дела, попробуйте применить эти знания, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время. Поможет вам в этом The Pomodoro Technique (Техника «Помидор»). Психологическое обоснование: в среднем человек способен максимально концентрировать внимание в течение 25 минут. Суть системы - работать короткими сессиями по 25 минут каждая с максимальной отдачей, ни на что не отвлекаясь. После каждой сессии перерыв 5 минут, после 4-х сессий перерыв 15-30 минут.

Важно: как только прошло время вашей индивидуальной короткой сессии, работать надо прекратить, даже если вам кажется, что «еще минутка и я все закончу». Создатели техники утверждают, что если поступать так регулярно, то через некоторое время у вас выработается свой внутренний строгий таймер, и вы начнете успевать больше.

Таймеры для The Pomodoro Technique можно найти по адресу:
http://tim.com.ua/2009/12/pomodoro-tools


Кстати
: техника названа так в честь обычного кухонного таймера в виде помидора.


4. Помнить все со свободной головой

Даже если мы точно знаем, сколько времени уходит на то или иное дело и работаем максимально эффективно, остается вопрос: как запомнить не только важные сроки для больших проектов, но и тысячи ежедневных мелочей – встречи и назначения, дни рождения, прием таблеток и так далее. Если держать это все в голове, то можно сойти с ума и точно позабыть половину. Если записывать в органайзер, то надо умудряться вовремя в него смотреть. Однако существуют программы – календари, которые умеют напоминать о себе в виде СМС-сообщений, автоматически всплывающих окон и звуковых сигналов, по e-mail, через ICQ, Jabber, MSN, Skype и др. Они русифицированы, поддерживают многозадачность, их можно распечатывать и, самое главное, вносить изменения с любого доступного комьютера или своего мобильного телефона.

Всеми этими и множеством других функций обладают
www.google.com/calendar (гугл календарь)
http://www.rememberthemilk.com (программа «не забыть молоко»).


5. Вырабатывайте полезные привычки

Но даже с учетом всех хитростей и четкого распорядка остается неохваченный пласт – дела, которые неплохо бы делать постоянно, но так лень! Все то, что помогает оставаться в спортивной форме, хорошо выглядеть, быстро делать нудные вещи по дому, и, в конечном итоге, экономит массу времени. Эти волшебники - хорошие привычки.

Кстати,
ученые установили, что «динамический стереотип» (так называются привычки, и хорошие и плохие) вырабатывается за 28-31 день. Но при условии ежедневного выполнения!

На помощь в этом сложном деле может прийти программа, находящаяся по адресу http://www.advirtus.com. Зарегистрировавшись, вы выбираете из имеющихся или создаете свою цель, задаете частоту и длительность желаемых действий и отмечаете каждый раз, когда вы что-то сделали. На вашем личном графике появляется улыбающаяся мордочка, а вам начисляются баллы. Чем регулярнее вы делаете заданное вами же действие, тем больше улыбка и тем выше баллы.

На этом ресурсе немало людей, которые так же, как вы, хотят что-то изменить в своей жизни - с ними можно создавать группы по интересам. А четкие сроки, игровой азарт, общение с другими людьми, наглядная демонстрация успехов делает выработку привычки похожей на увлекательную компьютерную игру. График результатов вы можете распечатать на бумаге или вставить в блог.


Кира Барышникова
Артем Гриднев

Наверх
КСТАТИ

Управление собственным временем может стать хорошей привычкой. Ведь планированием лучше заниматься по 10-15 минут ежедневно, чем наскоками и нерегулярно. При создании тайм - менеджерского ритма придерживайтесь следующих принципов:










Женский журнал A’Propos © 2020 | Создание сайта OLIMP